UPS Como enviar uma encomenda

1 Antes de começar

Confirma que tens:

• Impressora térmica 10×15 cm (4"×6") ligada e com papel. As etiquetas UPS vêm em PDF nesse formato.
• Caixas, fita-cola, balança digital, fita-métrica.
• Login no Hub feito (/login).

2 Abrir a encomenda Shopify

Na sidebar do Hub: Shopify → Orders. Atalho: /shopify/orders.

Na lista, clica na linha da encomenda que vais despachar. Abre um painel à direita com todos os detalhes.

Faz scroll no painel até veres a secção UPS Shipping em baixo. É lá que vai correr tudo.

3 Validar morada na UPS Recomendado

Antes de criar o envio, vale a pena confirmar que a UPS reconhece a morada. Evita devoluções por morada inválida.

1. No painel UPS Shipping, clica ✓ Validar morada.
2. O resultado aparece logo por baixo:
   • ✅ Morada válida — segue em frente.
   • ⚠ Morada ambígua — a UPS mostra sugestões. Compara com o que o cliente escreveu. Se uma das sugestões fizer mais sentido, edita a Shopify e usa essa.
   • ❌ UPS não reconheceu — confirma com o cliente por chat/email antes de despachar.

Esta validação é gratuita e instantânea. Em ambiente de teste pode dar erro para moradas fora dos EUA — só funciona a 100% em produção.

4 Pedir cotação (saber o preço)

Antes de criar a label, podes ver quanto vai custar em cada serviço UPS.

1. Confirma o peso e dimensões da caixa no painel UPS Shipping. Mercearia seca vem em 30×20×10 cm. Congelados usam a caixa de isopor (50×30×18 cm + 0,3 kg de tara), a mesma pré-definida no UPS Dashboard — nunca o pacote default UPS 5KG. Podes mudar o preset no selector «Pacote».
2. Clica 📋 Cotação.
3. Aparece lista ordenada do mais barato para o mais caro:

Clica numa linha para usares automaticamente esse serviço no passo seguinte. Default: 11 — UPS Standard.

5 Criar envio + imprimir etiqueta 1 click

Quando confirmaste peso, dimensões e serviço:

1. Confirma que o checkbox Notificar cliente está marcado (default sim) — Shopify manda email com tracking + Hub manda email Made in Market personalizado.
2. Clica 🚚 Criar envio + fulfill.
3. Em 2-3 segundos aparece o resultado:

Clica ↓ Label PDF para descarregar e imprimir. Cola na caixa, despacha.

6 Caixas múltiplas (multi-package)

Quando uma encomenda não cabe numa caixa só:

1. No painel UPS Shipping, clica + adicionar caixa.
2. Cada caixa tem o seu próprio peso e dimensões (peso, C, L, A em cm).
3. O Hub mostra os totais em baixo: 3 caixas · 7,40 kg.
4. "Criar envio + fulfill" gera uma label por caixa, todas com o mesmo número de envio (shipment), mas tracking numbers diferentes.

Para remover uma caixa da lista clica o × à direita.

7 Envios internacionais + alfândega Fora UE

Para destinos fora da União Europeia (UK, Suíça, EUA, etc.) é obrigatório enviar documentação alfandegária com a encomenda.

Quando o país do cliente está fora UE, o Hub avisa-te logo:

Fluxo (ordem obrigatória — UPS Paperless):

1. No painel UPS, antes de criar o envio, aparece 📄 Documentação alfândega.
2. Escolhe o tipo de documento (normalmente 010 — Commercial invoice) e carrega o PDF.
3. Clica 1. Upload documento — obténs um DocumentID.
4. Só então clica Criar envio + fulfill. O Hub envia o DocumentID no Ship request (InternationalForms).
5. A etiqueta mostra o indicador EDI-IDIS (documentos no sistema). Se fizeres upload depois da label, fica KEY e a alfândega bloqueia o envio.

Serviço internacional mais comum: 07 — UPS Worldwide Express ou 65 — Worldwide Saver.

8 Envios fora do Shopify (B2B, amostras, internos) Manual

Para envios que não estão no Shopify — amostras a fornecedores, trocas entre armazéns, B2B avulsos:

1. Vai a /transportadoras/ups.
2. Secção Cotação (Rates): preenche destinatário (nome, morada, cidade, código postal, país), peso + dimensões, serviço.
3. Clica Criar envio + label.
4. A label aparece embebida na página e podes descarregar/imprimir.

O envio fica também registado na lista Envios recentes em baixo.

9 Acompanhar o estado dos envios

Duas formas:

A) Painel UPS — vista geral

Em /transportadoras/ups, secção Envios recentes: lista de todos os envios criados (Shopify ou manuais), tracking, custo, estado, data.

B) Detalhes de tracking de um envio específico

Na mesma página, secção Detalhes de tracking: cola o número 1Z…, clica Buscar detalhes. Mostra estado atual e checkpoints (saiu do armazém, em trânsito, em distribuição, etc.).

10 Reimprimir, cancelar, exceções

Reimprimir uma label

Em /transportadoras/ups → Envios recentes → clica label à direita da linha. Reabre o PDF.

Cancelar um envio (Void)

Só é possível antes de o pacote ter sido recolhido pela UPS.

1. Vai a Anular envio (Void) em /transportadoras/ups.
2. Cola o tracking number → clica Anular.
3. A label fica inválida. Se já a colaste numa caixa, descola e deita fora.

Exception (entrega falhada, devolvida, presa)

Se aparecer estado exception num envio activo, o Rafael recebe alerta por email com o tracking e o motivo. Acompanha pelo painel UPS ou contacta a UPS directamente.

? Problemas e perguntas

A Glossário rápido

Tracking number

Número de seguimento UPS, sempre começa por 1Z e tem 18 caracteres. É o que envias ao cliente para acompanhar.

Shipment ID

Identificador interno UPS para a expedição (pode incluir várias caixas). Necessário para void.

Service Code

Código de 2 dígitos do tipo de envio. Ver tabela abaixo.

Shipper Number

O nosso número de conta UPS: Y59526. Aparece em todas as labels — é o que diz "vem da Made in Market".

Void

Cancelar uma label antes de o pacote ser recolhido. A UPS não cobra envios anulados.

Paperless

Sistema UPS para enviar documentos alfandegários digitalmente (sem ter de imprimir e meter numa "envelope" colado à caixa).

Fulfilled

Estado Shopify quando a encomenda já foi expedida e tem tracking associado.

Cron de sync

Trabalho automático que corre todas as manhãs às 08:00 e actualiza o estado dos envios em trânsito.

Serviços UPS — quando usar